Faglig kontaktperson
Christoph Klinger
Tlf: 58 57 39 42
chkli@slagelse.dk

Vedtægt for Slagelse Arkiverne

§ 1 Offentligt arkiv samt retsgrundlag
Slagelse Arkiverne er et offentligt arkiv for Slagelse Kommune efter Arkivloven – LBK nr. 1201 af 28/09/2016.

§ 2 Ansvarsområde
Slagelse Arkiverne består af Slagelse Stadsarkiv, der har ansvaret for kommunale arkivalier, samt de kommunale lokalarkiver, der har ansvaret for private arkivalier.
Politisk refererer arkiverne til Økonomiudvalget, når det gælder alle stadsarkivets funktioner og til Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget, når det handler om lokalarkiverne.
Slagelse Stadsarkiv hører organisatorisk under Center for Kultur, Fritid og Borgerservice. Stadsarkivaren varetager den daglige drift af stadsarkivet og refererer direkte til centerchefen. Stadsarkivet er beliggende i Stenstuegade i Slagelse med tilhørende papirarkiv i Dalmose.
Lokalarkiverne hører organisatorisk under Slagelse Bibliotekerne, og den daglige leder refererer til bibliotekschefen. Lokalarkiverne er beliggende i Korsør, Skælskør og Slagelse, og den daglige drift varetages af lokalarkivarerne/lokalarkivaren i samarbejde med de frivillige.
Stk. 2. Stadsarkivaren har en universitetsuddannelse i historie eller tilsvarende.
Stk. 3. Slagelse Stadsarkiv skal ved udlån stille de kommunale arkivalier, der er overdraget til arkivet til rådighed for kommunens administration til tjenstlig brug i henhold til gældende lovgivning.
Stk. 4. Byrådets medlemmer har adgang til Slagelse Arkivernes samlinger i overensstemmelse med ”Lov om kommunernes styrelse” og ”Styrelsesvedtægt for Slagelse Kommune”.
Stk. 5. Slagelse Arkivernes medarbejdere og frivillige har tavshedspligt.

§ 3 Formål
Slagelse Arkivernes formål er: – at sikre bevaring af de dele af Slagelse Kommunes arkivalier, der har historisk interesse, eller som tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retlig betydning for borgere og myndighed. – at sikre bevaring af væsentligt arkivmateriale af privat proveniens af betydning for udforskningen af Slagelse Kommunes historie. – at stille arkivalierne til rådighed for myndigheder og offentlighed, herunder til forskning. – at foretage undersøgelser i Slagelse Arkivernes arkivalier samt andet arkivmateriale, der indeholder oplysninger om Slagelse Kommunes historie og formidle denne viden, således at kendskabet til Slagelse Kommunes historie udbredes.
Stk. 2. Slagelse Stadsarkiv formidler kendskabet til Slagelse Arkiverne, udarbejder retningslinjer og hjælpemidler til kommunens medarbejdere. Stk. 3. Slagelse Kommunes lokalarkiver indsamler, registrerer, bevarer og formidler endvidere arkivalier, trykt materiale, fotografier, film og kort af væsentlig betydning for borgere og forskning fra private foreninger, institutioner, virksomheder og personer med tilknytning til Slagelse Kommune.

§ 4 Elektronisk arkivering
Slagelse Stadsarkiv indgår samarbejde med systemejere om arkivering af bevaringsværdige elektroniske arkivalier.
Stk. 2. Slagelse Stadsarkiv fører tilsyn med og giver vejledning i den praktiske gennemførelse af kommunens håndtering af elektroniske data, hvad enten disse er bevaringsværdige eller ikke.
Stk. 3. Afleveringspligtige elektroniske arkivalier afleveres til test og opbevaring efter nærmere fastsat aftale mellem Slagelse Kommune og offentligt arkiv. Det offentlige arkiv kan være Slagelse Stadsarkiv, Statens Arkiver eller andet offentligt arkiv, som Slagelse Kommune har indgået aftale med vedrørende elektronisk arkivering.
Stk. 4. De enkelte systemejere bærer selv udgifter forbundet med arkivering, herunder udgifter til rådgivning, fremstilling og testning af arkivet.
Stk. 5. De enkelte systemejere bærer selv udgifter forbundet med arkivopbevaringen.

§ 5 Papirarkivalier
Slagelse Stadsarkiv modtager papirarkivalier fra Slagelse kommunes kommunalbestyrelse, udvalg, nævn og kommissioner samt fra stabe, centre og kommunale virksomheder.
Stk. 2. Slagelse Stadsarkiv fører tilsyn med arkivhåndtering af papirarkivalier og vejleder i den praktiske gennemførelse af papirarkivering i det omfang, Slagelse Arkiverne ikke ser sig i stand til at modtage disse.
Stk. 3. Slagelse Stadsarkiv modtager endvidere papirarkivalier fra foreninger, institutioner og lignende, som kommunen har driftsoverenskomst med samt fra selskaber, foreninger og lignende (koncession) til leverance af bestemte produkter og ydelser, og hvis udgifter overvejende dækkes af kommunen.
Stk. 4. Ved godkendt aflevering af papirarkivalier til Slagelse Arkiverne overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige behandling og opbevaring til dette.
Stk. 5. De enkelte enheder er ansvarlige for at fragte papirarkivalierne til Slagelse Arkiverne, ligesom de enkelte enheder dækker udgifterne forbundet med ordning, pakning og registrering.

§ 6 Samarbejde om arkivdannelse
Slagelse Stadsarkiv indgår i samarbejder med medarbejdere i kommunen om at sikre arkivdannelse, bevaring og kassation af papirarkivalier i overensstemmelse med gældende lovgivning samt nærmere af Økonomiudvalget vedtagne vedtægter.

§ 7 Administrativt arkivudvalg
Der nedsættes et kommunalt, administrativt arkivudvalg, der skal drøfte alle større og principielle tiltag vedrørende arkivforhold. Det administrative arkivudvalg består af centerchefen (formand), stadsarkivaren, systemadministratorer for de store tværgående systemer, hvorfra der skal arkiveres, et medlem fra øvrige centre/stabe således, at alle områder er repræsenteret i udvalget. Et medlem vil kunne komme fra en virksomhed.
Stk. 2. I fravær af en centerchef indtræder stadsarkivaren som formand. Stk. 3. Medlemmerne fra centre/stabe skal have kompetence til at udtale sig i arkivspørgsmål.
Stk. 4. Det administrative arkivudvalg afholder to møder om året. Derudover kan udvalget indkaldes til møde af formanden for udvalget eller et af de øvrige medlemmer af udvalget.
Stk. 5. Medlemmerne af udvalget fungerer som bindeled mellem Slagelse Stadsarkiv, udvalget og driftsorganisationen.

§ 8 Lokalarkivudvalg
Der nedsættes et lokalarkivudvalg på hvert af de tre kommunale lokalarkiver. Der foreligger særskilte vedtægter for disse udvalg.

§ 9 Arkivsamvirke
Der nedsættes et Arkivsamvirke bestående af repræsentanter for lokalarkiverne i Slagelse, herunder de foreningsdrevne lokalarkiver. Der foreligger særskilte vedtægter for Arkivsamvirket.

§ 10 Tilgængelighed
Arkivalier, der er afleveret til Slagelse Arkiverne er offentlig tilgængelige efter gældende lovgivning.
Stk. 2. Slagelse Stadsarkiv kan udarbejde retningslinjer for udlån af Stadsarkivets arkivalier, hvis der opstår behov. Retningslinjerne skal forelægges Økonomiudvalget til godkendelse.
Stk. 3. Arkivmateriale, der tidligere er afleveret til Statens Arkiver hjemlånes af de enkelte stabe/centre og virksomheder, der selv bærer udgifterne hertil. Slagelse Arkiverne vejleder i den forbindelse.
Stk. 4. Økonomiudvalget kan i konkrete tilfælde for Stadsarkivets vedkommende meddele dispensation til benyttelse af dokumenter, arkivenheder eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen.
Stk. 5. Økonomiudvalget har uddelegeret dispensationsmyndigheden til Stadsarkivaren.
Stk. 6. Bibliotekschefen kan i konkrete tilfælde og om fornødent efter aftale med giveren meddele tilladelse til benyttelse af ikke-kommunalt arkivmateriale inden udløbet af tilgængelighedsfristen.

§ 11 Takster
Slagelse Arkiverne kan opkræve betaling for fotokopier, gengivelse af materiale i arkiverne samlinger, ligesom der kan opkræves betaling for tjenester og ydelser.
Stk. 2. Taksterne fastsættes af Slagelse Byråd.

§ 12 Vedtægtens godkendelse
Vedtægten godkendes af Økonomiudvalget.

Godkendt i Økonomiudvalget, den 20. november 2017
Stén Knuth Borgmester
Ole Kristensen Konst. kommunaldirektør